Ce trebuie să faci cu documentele firmei după radierea de la Registrul Comerțului?

Închiderea firmei: adio companie, dar ce facem cu actele?

Închiderea unei afaceri nu înseamnă și ștergerea trecutului său pe hârtie.

Chiar și după ce firma dispare oficial din Registrul Comerțului, obligația de a păstra și arhiva toate actele adunate de-a lungul anilor rămâne bătută în cuie.

Termenele legale de conservare nu se opresc brusc la radiere, ci merg înainte, indiferent că societatea mai există sau nu pe piață.

Cine poartă responsabilitatea arhivei după dizolvare?

Când afacerea trage oblonul, fie prin dizolvare, fie prin lichidare, administratorul sau lichidatorul are o misiune clară: să predea arhiva cu valoare practică unei firme autorizate în servicii arhivistice. O altă variantă, prevăzută de articolul 261 din Legea nr. 31/1990, este să desemnezi un asociat – votat de majoritate – care să aibă grijă de acte și să respecte la virgulă termenele impuse de lege.

Haide să luăm actele la rând.

În contabilitate, registrele obligatorii și toate documentele justificative (facturi, chitanțe, bonuri de consum, note de recepție sau deconturi) trebuie ferite de pierzare potrivit normelor în vigoare.

Care sunt termenele de păstrare pentru documentele contabile?

Situațiile financiare anuale, adică bilanțurile și raportările, cer un răgaz de păstrare de fix 10 ani.

Cât despre bunurile și imobilizările cu o durată de viață de peste 5 ani, regula e simplă: le ții pe toată durata lor de viață utilă.

Câți ani trebuie să păstrezi actele fiscale și declarațiile?

Pe linia fiscală, declarațiile (cum ar fi D100, D300, D394 sau D112) și hârtiile conexe se păstrează cel puțin 5 ani.

Perioada asta se leagă de prescripția fiscală generală, care începe să curgă de la 1 iulie a anului de după cel pentru care se datorează banii.

Atenție însă: în cazuri speciale, cum ar fi controale Fiscale întrerupte, suspendări sau anchete penale, termenul de prescripție se poate lungi.

De ce trebuie ținute dosarele de personal timp de 75 de ani?

Când vine vorba despre resurse umane, lucrurile devin extrem de serioase: dosarele de personal și contractele individuale de muncă (CIM) trebuie păstrate nu mai puțin de 75 de ani! Fără aceste acte, foștii angajați se pot trezi fără dovezi pentru stagiile de cotizare sau pentru ieșirea la pensie. În plus, statele de plată și fișele de instruire SSM se țin pe durata contractului, urmând apoi regulile din nomenclatorul arhivistic al firmei.

Actele constitutive, statutele, hotărârile AGA și registrele asociaților trebuie păstrate permanent de companie.

Dacă trec 30 de ani și au valoare istorică, ele pot ajunge la Arhivele Naționale.

Ce se întâmplă cu actele constitutive și contractele comerciale?

Pe de altă parte, contractele cu furnizorii și clienții se țin 10 ani de la încetare sau cel puțin pe durata derulării lor plus acești 3-5 ani de prescripție.

Pentru anul 2026, radierea unei firme vine la pachet cu o serie de proceduri contabile destul de încâlcite.

Ce provocări aduce anul 2026 pentru radierea unei companii?

Trebuie să achiți datoriile la stat, să lichidezi activele și stocurile rămase, să plătești taxele aferente și să scoți la capăt un munte de hârtii noi.

Predarea arhivei către un operator autorizat și notificarea Arhivelor Naționale trebuie făcute în maximum 15 zile calendaristice de la semnarea contractului de prestări servicii.

Faptul că ai folosit programe informatice nu te scapă de obligația de a păstra documentele originale pe hârtie, în special cele legate de muncă și pensii.

Cum se predă corect arhiva și ce riski dacă o abandonezi?

Aruncarea sau distrugerea actelor este strict interzisă înainte de termen și se face doar în baza unui proces-verbal de selecție aprobat de Arhivelor Naționale. Orice abatere aduce amenzi contravenționale.

Dacă vrei să treci cu bine prin toate aceste hățișuri birocratice, ghidul Radiere SRL. PFA. II.

IF, semnat de Rentrop & Straton, vine în ajutor cu toate răspunsurile de care ai nevoie.